Статьи и Материалы

Персональный ассистент

Персональный ассистент

Персональный ассистент

Несмотря на то, что западные стандарты управления и администрирования пришли в отечественный бизнес еще двадцать лет назад, во многих компаниях все еще действует категорийная иерархия карьерного роста. Так, работник сначала занимает должность инспектора-стажера, затем инспектора-специалиста и т.д. Причем совсем не важно, чем он занимается – перебирает бумажки в архиве или носится по всему городу по поручениям начальника, рано или поздно с ростом стажа растет и его квалификация.

Такой подход специалисты считают в корне неверным, т.к. он уравнивает действительно хороших PA и гламурных секретарш, не способных связать и пары слов на английском языке.

Чем же отличается персональный ассистент от обычного офис-менеджера? Ключевые отличия следующие:

  1. Продукт, который производит PA, – свободное время начальника. Он, образно говоря, стоит на страже спокойствия своего руководителя и не дает отвлекать его от важных дел, а для этого ассистенту необходим творческий подход к любой задаче.
  2. У персонального ассистента повышенная лояльность к компании, ведь ему для выполнения обязанностей необходимо знать все, что происходит внутри и вне компании. Руководитель доверяет ему даже конфиденциальную информацию, поэтому PA становится ближе начальнику, чем его заместитель.
  3. Личный помощник для выполнения своих непростых обязанностей должен обладать незаурядным умом, быть эрудированным и на 100% логичным в поступках, ведь ему нередко приходится принимать решения, иногда в экстремальных условиях.
  4. Персональный ассистент – не просто исполнитель, он должен обладать инициативой и, главное, своим мнением. Причем это мнение он должен высказывать своему руководителю, если тому вдруг понадобится совет «со стороны».
  5. График работы у PA обычно ненормированный, в среднем продолжительность дня – 11 часов. В отличие от секретаря, который работает «от звонка до звонка», личный помощник не уйдет с работы, пока не выполнит поставленную руководством задачу. Но и после его не оставят в покое – ему могут позвонить в полночь, чтобы срочно поднять отчет о продажах, могут разбудить в 4 утра, чтобы встретить кого-то в аэропорту и т.п.
  6. Кроме непосредственных обязанностей, персональным помощникам часто приходится выполнять личные просьбы руководителя – подобрать достойный подарок партнеру, выбрать костюм для деловой встречи, отвезти ребенка к репетитору и т.д. Именно поэтому кадровики называют PA секретарями с расширенным кругом обязанностей.
  7. И, наконец, самое главное отличие. 99% персональных ассистентов довольны своей работой и хотели бы развиваться именно в этом направлении.
При составлении вакансии личного помощника кадровики обычно указывают следующий набор обязательных качеств:

Высшее образование. Особенно ценятся кадры с ученой степенью. Кроме университета, потенциальный PA должен обладать широким кругозором и иметь разносторонние интересы. Грамотность и аккуратность даже не обсуждаются – без этих навыков ассистент не сможет вести деловую переписку и составлять отчеты.

Администраторские навыки: умение планировать рабочий день руководителя, навык организации встреч и переговоров, опыт работы с любой оргтехникой и т.п.

Презентабельная внешность и знание бизнес-этикета. Это не означает, что кандидат должен обладать внешностью супер-модели. Он просто должен уметь одеваться стильно и со вкусом. Соблюдение дресс-кода подразумевается само собой.

Личные качества: инициативность, умение принимать решения, пунктуальность, вежливость и т.п. Пожалуй, самыми ценными качествами PA являются стрессоустойчивость и высокая работоспособность.

Как правило, чаще всего работу персонального помощника получают женщины от 28 до 40 лет. Именно в этом возрасте у человека уже накоплен достаточный опыт и сформированы жизненные принципы, но одновременно он все еще открыт для обучения необходимым знаниям и навыкам. Женщины больше подходят для должности PA, чем мужчины по нескольким причинам: они более стрессоустойчивы и требовательны к себе, они лучше выполняют рутинную работу и они склонны отдавать себя работе полностью.

Естественно, такой набор профессиональных и личных качеств будет стоить начальнику очень дорого. Найти хорошего персонального помощника сложно, и потом придется постоянно удерживать его в компании, защищая от хедхантеров. Но кроме высокой зарплаты и многочисленных бонусов руководству нечего предложить личному помощнику.

Карьерного роста на должности персонального ассистента нет. Хорошего PA просто не отпустят, в лучшем случае его переведут в отдел связей с общественностью, службу маркетинга или службу персонала. Пожалуй, единственное место, которое можно назвать повышением, – кресло заместителя руководителя, но оно дается лишь тем, кто обладает управленческими навыками.

Найти хорошего секретаря не представляет труда. Другое дело – личный помощник. Если уж руководитель нашел подходящего человека или воспитал его из бывшего офис-менеджера, то вряд ли он его от себя отпустит. Умный, инициативный и ответственный работник просто не должен уходить из компании, которой посвятил столько лет. На должности PA он видел организацию со всех ее сторон и поучаствовал в каждом бизнес-процессе, а значит, он способен помочь ей развиваться в нужном направлении.



Возврат к списку









Курс валют
 26.07.2017
Доллар США $ (USD) 59.8185
Евро € (EUR)69.7005

Наши партнеры


Календарь мероприятий

События